Introduktion

Ledelsesinformation er genstand for et stigende fokus i virksomhederne og betragtes i dag som et centralt element i styring og implementering af virksomhedens strategi. Men hvad er ledelsesinformation, hvordan bruges det og hvordan indføres det i en organisation?

Denne blog har til formål at definere og drøfte begrebet Ledelsesinformation.

torsdag den 2. december 2010

Ledelsesinformation og teknologi

Da data til brug for Ledelsesinformation i dag primært gemmes i økonomi- og planlægningssystemernes databaser, er teknologi i form af computersoftware helt centralt i implementering af ledelsesinformation.


Software til implementering af Ledelsesinformationssystemer kaldes ofte Business Intelligence software.

Moderne Ledelsesinformation

I dag betragtes Ledelsesinformation bredt som en del af - eller måske ligefrem synonymt med - Business Intelligence, også kaldet BI.

Business intelligence, kan beskrives som:
  • Anvendelse af data til at forbedre virksomhedens indtjening og konkurrenceevne.

Desuden opfattes ledelsesinformation i dag mere bredt, nemlig som den information, der er nødvendig for at træffe de bedst mulige beslutninger i medarbejdernes daglige arbejde. Dvs. Ledelsesinformation er noget, der bruges af beslutningstagere på alle niveauer, og ikke kun af virksomhedens ledelse.

Virksomheder samler i stigende omfang detaljerede data om virksomhedens processer og strukturer. Udbredelsen af såkaldte ressourceplanlægningssystemer (også kendt som ERP og økonomisystemer) er voksende samtidig med, at virksomhedernes disciplin omkring anvendelse af disse systemer stiger. Resultatet er, at mængden af opsamlede data om virksomheden vokser og vokser.

Data om kunders købsadfærd, varers bevægelse, priser og omkostninger udgør et kolossalt potentiale til at udnytte forretningsmæssige muligheder og undgå tab.
Medarbejdere i virksomheden bliver derfor i stigende grad informationsarbejdere, der bruger data som en naturlig del af de daglige beslutningsprocesser og dermed hjælper aktivt med at øge virksomhedens indtjening og konkurrenceevne.

Fordele ved ledelsesinformation

Ledelsesinformation kan bruges på utallige måder til optimering af virksomheden. På dette link finder du en uddybende beskrivelse (på engelsk) af fordele ved ledelsesinformation.


De beskrevne fordele forudsætter implementering af et moderne ledelsesinformationssystem.

Implementering af ledelsesinformation

Indførelse af Ledelsesinformation

Indførelse af Ledelsesinformation vil for det meste være forbundet med implementering af et Ledelsesinformationssystem i form af et computersystem.

Eksempel på et Ledelsesinformationssystem.

Følgende spørgsmål er vigtige at overveje for at komme i gang med at indsamle og anvende ledelsesinformation:
  • Hvilke informationer er der brug for?
  • Hvem har brug for de forskellige informationer?
  • Hvornår er der brug for informationerne?
Det er f.eks. vigtigt at foretage en grundig afvejning af, hvilke informationer henholdsvis ledelse og medarbejdere har brug for, når der løbende skal følges op. For store mængder information kan nemlig let blive en hæmsko og risikere at fjerne fokus fra det væsentlige - overblik og evnen til at træffe de rigtige beslutninger. Udvælgelsen af ledelsesinformation er derfor et spørgsmål om prioritering.
Desuden vil indførelse være forbundet med valg af software til ledelsesinformationssystemet. I mangel af et Ledelsesinformationssystem ser man ofte ledelsesinformation blive samlet og distribueret vha. regneark.
Ved valg af et ledelsesinformationssystem bør man gøre følgende overvejelser:
  • Skal systemet bygges af interne folk eller eksterne specialister?
  • Hvilke leverandører har specialiseret sig i virksomhedens branche?
  • Er leverandøren specialiseret i store, mellemstore eller mindre virksomheder? Vælg en leverandør med det rette fokus, ellers bliver løsningen ikke blot dyr, men også besværlig at vedligeholde.


Baggrund for Ledelsesinformation

I de seneste år har der været stigende fokus på ledelsesinformation. Ledelsesinformation er lige så gammelt som menneskets evne til at organisere sig, og har været brugt af konger, krigsherrer, handelsfolk mv. gennem tiderne. I dag er det dog blevet til et selvstændigt fokusområde i takt med professionalisering af organisationer og stigende konkurrence virksomhederne imellem.


Behovet for god ledelsesinformation er centralt for styringen af en professionel virksomhed i tider med stigende krav til kvalitet og effektivitet. God ledelsesinformation betyder, at beslutningstagerne løbende kan følge op på, om der er sammenhæng mellem virksomhedens målsætninger og den service, der reelt leveres.

Det er vigtigt, at alle beslutningstagere modtager regelmæssig information om de væsentligste forhold til deres ansvarsområder. Information er nemlig en forudsætning for, at der kan træffes beslutninger og følges op.

Hvad giver ledelsesinformation svar på?

Ledelsesinformation kan bruges til at give ledelse og andre beslutningstagere regelmæssig information om det reelle serviceniveau og økonomiske forbrug. Ledelsesinformation kan f.eks. give svar på følgende spørgsmål:
  • Holder budgettet?
  • Hvad koster det at levere de forskellige produkter og ydelser?
  • Hvordan performer de forskellige afdelinger og medarbejdere?
  • Hvilken profil har virksomhedens produkter og kunder?
  • Hvem køber hvilke produkter/ydelser?
  • Hvilke varer ligger længst på lager?
  • Hvilke kunder tjener vi flest penge på?
Spørgsmålene vil afhænge af branche og virksomhedskultur. Der er f.eks. stor forskel på, hvilke informationer, der er nødvendige i private og offentlige virksomheder. Men overordnet set har Ledelsesinformation det samme formål i alle virksomheder.

Ledelsesinformation kan med andre ord gøre det muligt at følge virkomhedens ydeevne tæt og skabe et godt grundlag, når ændringer i virksomhedens processer og strukturer skal analyseres og gennemføres.


Hvad er ledelsesinformation?

Definition af Ledelsesinformation

Ledelsesinformation og ledelsesinformationssystemer dækker den rapportering, som en virksomhed/organisation producerer for at beslutningstagerne kan tage beslutning baseret på fakta frem for fornemmelser.

Ledelsesinformation leveres typisk i form af elektroniske eller trykte rapporter med faste intervaller, eksempelvis dagligt, ugentligt, månedligt og årligt.